Le 10 regole d’oro dell’Ufficio Stampa 

L’Ufficio Stampa è l’attività che collega un’organizzazione, pubblica o privata che sia, al complesso mondo dei media. La funzione principale è quella di creare contenuti e di gestire le relazioni. Ma quali sono le 10 regole d’oro? 

L’Ufficio Stampa, aka Press Office, nasce tradizionalmente dell’interazione diretta, faccia a faccia o via telefono, con i giornalisti. Un modello semplice ma scalabile – verso l’alto o il basso – in funzione della dimensione dell’organizzazione. Verso i primi anni ’90 iniziano a essere evidenti alcuni problemi causati dalla nascita e sviluppo del web, dei telefoni portatili e dei c.d. Media Frammentati. 

Il prodotto più tradizionale degli Uffici Stampa è chiaramente il Comunicato Stampa. 

Anche noto come press release, è un testo attraverso il quale un’azienda, un’istituzione o un’associazione comunica in maniera ufficiale un determinato avvenimento o evento .  

I moderni uffici stampa si sono evoluti per funzionare su tutte le forme di contenuti e media. Le competenze di un team si sono sviluppate per includere: ascolto e monitoraggio, creatività, sviluppo di contenuti, produzione, gestione della comunità e relazioni con i media.  

Se vuoi assicurarti una copertura positiva sulla tua attività, devi presentare ai media una buona storia. Ecco le 10 regole d’oro per scrivere comunicati stampa 

1. Sii breve 

Punta a un massimo di due pagine, ma se riesci a mantenere il tuo comunicato stampa su una pagina, tanto meglio. Editori/giornalisti impegnati non hanno il tempo (o l’inclinazione) per farsi strada attraverso una pagina dopo l’altra di informazioni. Mantieni il tuo linguaggio semplice, conciso e dritto al punto – evita il gergo o le espressioni dialettali a tutti i costi. 

2. Usa titoli che attirino l’attenzione 

Non solo il tuo “header” dovrebbe riassumere la storia, ma dovrebbe anche coinvolgere e suscitare interesse, altrimenti il ​​​​tuo rilascio potrebbe essere ignorato o cestinato. Non cercare di essere eccessivamente criptico o “divertente” nel titolo: può ritorcersi contro. 

3. Includi la data 

Hai bisogno di una data altrimenti un giornalista/editore non avrà idea di quanto sia vecchia o nuova la storia. Se, per qualsiasi motivo, non vuoi che le tue notizie vengano rivelate fino a un’ora specifica, includi una data di “embargo fino a”. I giornalisti di solito sono felici di osservare gli embarghi. 

4. Trasmetti i fatti chiave nel tuo primo paragrafo 

Usa un massimo di 100 parole per spiegare chi sei, cosa stai annunciando, dove sta accadendo, quando sta accadendo, forse perché e come. Rispondere a ciascuna di queste domande ti consente di comunicare i fatti chiave della storia. Immagina che sia il ​​tuo “elevator pitch”. 

5. Espandi la storia, ma mantienila snella 

Non aggiungere informazioni semplicemente per il gusto di farlo. Ogni paragrafo successivo dovrebbe aggiungere colore e interesse alla storia, il che significa evitare inutili giri. Quando un lettore arriva alla fine del tuo comunicato stampa, ogni domanda importante sulla storia deve essere risolta. 

6. Includi alcune buone citazioni 

I commenti da parte tua e/o di un rappresentante della tua attività e degli altri attori principali della storia (possibilmente un cliente) rendono la scrittura della storia molto più facile per il giornalista. Assicurati che le tue citazioni siano interessanti e informative, non semplicemente slogan su quanto sia grande la tua attività.  

7. Aggiungi un profilo e i contatti 

Questo dovrebbe apparire sotto il sottotitolo “Nota per l’editor” e apparire alla fine del rilascio. Dovrebbe spiegare i fatti necessari per conoscere la tua attività. Un giornalista potrebbe volerti chiamare per alcune citazioni aggiuntive, quindi assicurati che il tuo rilascio includa un nome di contatto, un indirizzo e-mail, un numero di telefono diretto e di cellulare, un indirizzo postale e web e i social. 

8. Includi una fotografia 

Se possibile, è necessario disporre di un’immagine per illustrare la storia di alta qualità e alta risoluzione (cioè 300 dpi) salvata in formato JPEG (leggi il nostro articolo se sei interessato a questo argomento).  Non allegarla o incorporarla nel comunicato stampa poiché a molti giornalisti non piace o i loro server bloccano tali e-mail. Invece, all’inizio del comunicato, metti l’immagine ad alta risoluzione e la CTA “Contatta <email>” o “scarica da <link alla pagina del sito>”. 

9. Elimina gli errori di ortografia e grammaticali 

Ti faranno sembrare sciatto e poco professionale. Controlla l’ortografia del tuo comunicato stampa, quindi stampalo e leggi di nuovo attentamente la copia. Una volta che sei soddisfatto, non ci sono errori, chiedi a qualcun altro di ricontrollare. 

10. Invia la tua liberatoria tramite e-mail a contatti mirati 

L’e-mail è il modo più conveniente per giornalisti/editori di ricevere comunicati stampa. Incolla la tua copia nel corpo dell’e-mail come testo normale anziché inviarla come allegato. Contatta le pubblicazioni e chiedi l’indirizzo email della persona a cui devi inviare il comunicato stampa, ma non telefonare per verificare che sia arrivata e/o se verrà pubblicata. Editori/giornalisti impegnati lo odiano. 

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