10 errori da non commettere nell’organizzazione di un evento!

Ti sei mai chiesto quali siano i 10 errori da non commettere nell’organizzazione di un evento? Se sì, continua a leggere il nostro articolo!

Ti sei mai chiesto quali siano i 10 errori da non commettere nell’organizzazione di un evento? Se sì, continua a leggere il nostro articolo!

1) Organizzare l’evento poco tempo prima:

organizzare un evento fornendo poco preavviso agli ospiti e agli artisti può portare al fallimento dell’intero evento. Non commettere questi errori! Devi anche considerare la necessità di bloccare la location da te selezionata con largo anticipo, così da evitare di dover “ripiegare” su altro. Per evitare l’errore potresti evitare di pubblicare la data e il luogo dell’evento fin quando non ricevi la conferma ufficiale degli ospiti coinvolti.

2) Non attuare una stima realistica dei partecipanti:

evita di sovrastimare o sottostimare il numero dei partecipanti all’evento. Tieni sempre a portata di mano dei piani B o C riguardo la location e fa’ in modo di stipulare un contratto con i proprietari che comprenda politiche di cancellazione.

3) Non servirti della tecnologia nell’organizzazione dell’evento:

è consigliabile creare un sito web dedicato all’evento e disporre di una biglietteria online che permetta transazioni sicure.

4) Non tenere conto, nella prenotazione della location, dell’installazione, dello smantellamento e della pulizia post evento.

5) Non suddividere i compiti tenendo a mente le capacità di ogni membro del team:                

suddividere correttamente i compiti faciliterà il lavoro del project manager ed eviterà errori durante l’evento da parte dello staff.

6) Non avere un piano di emergenza:                                                                 

nell’organizzare un evento bisogna sempre tenere conto degli imprevisti più disparati, dalla neve al maltempo al malfunzionamento di un dispositivo. Ti consigliamo quindi di:

– disporre un piano d’emergenza

– avere uno spazio di riserva al chiuso  

– tenere un contatto attivo con i fornitori        

– fare una polizza di sicurezza                                                                                                            

7) Non riconfermare la disponibilità degli ospiti:

ti consigliamo quindi di accertarti della loro presenza almeno due giorni prima dell’evento.

8) Superare il budget:

evita di spendere troppo sui primi elementi che prenoti per l’evento come la location e gli ospiti, sii più lungimirante, tieni quindi in conto anche le altre spese come logistica, decorazioni, catering e personale.

9) Non promuovere adeguatamente l’evento:

Considera un budget dedicato al marketing e alla promozione dell’evento. Suggeriamo fortemente l’impiego di strumenti di web marketing. Definisci il target di pubblico che vuoi coinvolgere e imposta delle campagne di marketing mirate, infine ti suggeriamo di creare una mailing list. Vuoi un esempio di grandi campagne social? Leggi questo articolo sul nostro blog

 10) Non svolgere le attività post evento:

utilizza l’evento appena terminato per fidelizzare il pubblico. Ti suggeriamo infatti di inviare questionari con un indice di gradimento, di fare una rassegna stampa e un media report, incoraggia gli ospiti a condividere sui social foto e video dell’evento e dai dei feedback al tuo staff.

Se vuoi vedere come realizziamo un evento noi di Xenon, dai un’occhiata al meraviglioso Festival delle Stelle che stiamo organizzando.

Se hai bisogno di aiuto per organizzare un evento, contattaci.

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